Category: RPA

Chúng ta cần phân biệt rõ sự khác nhau giữa RPA (Robotic Process Automation) và AI (Artificial Intelligence), Cũng như cần biết lợi ích của việc kết hợp RPA và AI như thế nào đối với từng hệ thống nhất định. Tui tổng hợp một số khác biệt giữa RPA và AI dưới đây, cũng như các trường hợp kết hợp giữa RPA và AI:

Tiêu chí	RPA (Robotic Process Automation)	AI (Artificial Intelligence)
Mục tiêu	Tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc có sẵn.	Mô phỏng trí tuệ con người, học hỏi từ dữ liệu để đưa ra quyết định.
Cách hoạt động	Làm theo quy trình đã lập trình sẵn, không có khả năng tự học.	Phân tích dữ liệu, tự học hỏi và cải thiện theo thời gian.
Dữ liệu xử lý	Dữ liệu có cấu trúc, cố định (VD: bảng Excel, form nhập liệu).	Dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc (hình ảnh, văn bản, âm thanh).
Mức độ linh hoạt	Cứng nhắc, chỉ làm theo hướng dẫn đã lập trình.	Linh hoạt, có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu mới.
Ứng dụng	Xử lý hóa đơn, nhập dữ liệu, kiểm tra thông tin khách hàng.	Nhận diện khuôn mặt, phân tích dữ liệu, chatbot, dự đoán xu hướng.

Ví dụ 1: Xử lý hóa đơn

RPA (Robotic Process Automation)	AI (Artificial Intelligence)
Một bot RPA có thể tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn PDF và nhập vào hệ thống kế toán. Tuy nhiên, nếu hóa đơn có định dạng khác hoặc có lỗi, bot sẽ không thể xử lý và yêu cầu con người can thiệp.	AI có thể sử dụng công nghệ nhận diện ký tự (OCR) để đọc hóa đơn, tự học cách xử lý các định dạng mới, thậm chí phát hiện lỗi hoặc gian lận.

Ví dụ 2: Hỗ trợ khách hàng

RPA (Robotic Process Automation)	AI (Artificial Intelligence)
Một chatbot RPA có thể phản hồi khách hàng theo kịch bản có sẵn, ví dụ như cung cấp thông tin về giờ làm việc hoặc trạng thái đơn hàng.	Một chatbot AI (như ChatGPT) có thể hiểu ngữ cảnh, học từ các cuộc hội thoại trước đó và đưa ra phản hồi linh hoạt hơn.

Ví dụ 3: Tuyển dụng nhân sự

RPA (Robotic Process Automation)	AI (Artificial Intelligence)
Bot có thể tự động lọc hồ sơ ứng viên dựa trên tiêu chí cố định như số năm kinh nghiệm hoặc bằng cấp.	AI có thể phân tích hồ sơ ứng viên, đánh giá tiềm năng dựa trên kỹ năng mềm, thậm chí dự đoán mức độ phù hợp của ứng viên với công ty.

Khi kết hợp RPA (Robotic Process Automation) và AI (Artificial Intelligence), doanh nghiệp có thể tạo ra một hệ thống tự động hóa mạnh mẽ hơn, có khả năng xử lý cả tác vụ đơn giản và phức tạp. Sự kết hợp này mang lại nhiều lợi ích quan trọng như sau:

1. Tự động hóa từ đầu đến cuối

• RPA: Chuyên thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại theo quy tắc cố định, như nhập dữ liệu, xử lý hóa đơn, và quản lý tài liệu.
• AI: Có thể xử lý dữ liệu phi cấu trúc, học hỏi từ dữ liệu, phân tích thông tin và đưa ra quyết định thông minh.
• Khi kết hợp: AI giúp RPA mở rộng phạm vi hoạt động, cho phép xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và thực hiện những nhiệm vụ yêu cầu suy luận thay vì chỉ làm theo quy tắc cứng nhắc.

2. Xử lý tác vụ phức tạp và cải thiện khả năng ra quyết định

• RPA có thể thực hiện các công việc dựa trên quy tắc, nhưng nếu gặp ngoại lệ, hệ thống thường cần sự can thiệp của con người.
• AI có thể phân tích các tình huống phức tạp, nhận diện mô hình trong dữ liệu và đưa ra quyết định dựa trên học máy (Machine Learning).
• Ví dụ: Một chatbot AI có thể phân loại và phản hồi email khách hàng, trong khi RPA tự động cập nhật trạng thái yêu cầu vào hệ thống CRM mà không cần sự tham gia của nhân viên.

3. Tăng cường khả năng xử lý dữ liệu phi cấu trúc

• RPA hoạt động tốt với dữ liệu có cấu trúc, như bảng tính Excel hoặc cơ sở dữ liệu.
• AI có thể phân tích dữ liệu phi cấu trúc như email, tài liệu PDF, hình ảnh, giọng nói và video.
• Ví dụ: AI có thể quét và trích xuất thông tin từ hóa đơn hoặc hợp đồng PDF, sau đó RPA sử dụng dữ liệu đó để nhập vào hệ thống kế toán.

4. Cải thiện tính linh hoạt và khả năng thích ứng

• Hệ thống RPA truyền thống yêu cầu cập nhật quy tắc khi có thay đổi trong quy trình.
• AI có thể tự học từ dữ liệu mới và điều chỉnh hành vi mà không cần lập trình lại.
• Ví dụ: Một hệ thống kiểm duyệt nội dung có thể sử dụng AI để phân tích ngôn ngữ trong các bình luận và sau đó dùng RPA để tự động xóa nội dung không phù hợp hoặc gửi cảnh báo.

5. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

• AI có thể hiểu ngữ cảnh và cung cấp phản hồi thông minh thông qua chatbot hoặc trợ lý ảo.
• RPA có thể tự động hóa quy trình xử lý yêu cầu, giúp khách hàng nhận được phản hồi nhanh hơn.
• Ví dụ: Một chatbot AI có thể trả lời các câu hỏi về sản phẩm, sau đó kích hoạt RPA để gửi email xác nhận hoặc xử lý đơn hàng.

6. Tối ưu hóa chi phí và tăng hiệu suất

• RPA giúp giảm thiểu công việc thủ công, giảm sai sót và tăng tốc độ xử lý.
• AI giúp phân tích dữ liệu để tối ưu hóa quy trình, phát hiện điểm yếu và đề xuất cải tiến.
• Khi kết hợp: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí nhân sự, giảm lỗi và nâng cao hiệu suất làm việc.

7. Ứng dụng thực tế khi kết hợp RPA và AI

• Ngân hàng: RPA xử lý giao dịch tài chính, AI phát hiện gian lận.
• Chăm sóc khách hàng: Chatbot AI trả lời khách hàng, RPA cập nhật thông tin vào CRM.
• Chuỗi cung ứng: AI dự đoán nhu cầu, RPA tự động đặt hàng bổ sung.

Kết luận:

• RPA giúp tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, không cần tư duy.
• AI giúp hệ thống có khả năng học hỏi, phân tích và đưa ra quyết định thông minh hơn.
• Khi kết hợp giữa RPA và AI giúp doanh nghiệp không chỉ tự động hóa các tác vụ đơn giản mà còn có thể xử lý những công việc đòi hỏi tư duy, phân tích và ra quyết định. Điều này tạo ra một hệ thống tự động hóa thông minh, linh hoạt và tối ưu hơn, giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất, giảm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Bài học tiếp theo, Tui sẽ trình bày chi tiết về “Các hệ thống hỗ trợ tự động hóa quy trình bằng Robot”, Các bạn chú ý theo dõi

Chúc các bạn thành công

p/s: Toàn bộ các bài học liên quan tới Tự động hóa quy trình bằng Robot được tổng hợp tại link https://tranduythanh.com/robotic-process-automation/, các bạn vào trang này và kéo xuống có thể theo dõi từng bài theo chương

RPA (Robotic Process Automation) là công nghệ giúp tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại bằng cách sử dụng phần mềm robot để thực hiện các tác vụ thay con người, Tui tổng hợp lại một số lĩnh vực ứng dụng giải pháp mà các hệ thống RPA hỗ trợ:

• Trong lĩnh vực ngân hàng, RPA có thể tự động kiểm tra tài khoản và xác minh thông tin khách hàng, giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất hoạt động.
• RPA giúp tự động hóa các quy trình tài chính – kế toán bằng cách xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác và không cần sự can thiệp thủ công. Trong lĩnh vực này, RPA được áp dụng rộng rãi vào các công việc như: Xử lý hóa đơn (Invoice Processing), Kiểm tra giao dịch (Transaction Verification), Báo cáo tài chính (Financial Reporting).
• Trong lĩnh vực y tế, thì RPA đang cách mạng hóa lĩnh vực y tế bằng cách tự động hóa các quy trình hành chính, giảm tải công việc cho nhân viên và nâng cao chất lượng dịch vụ. Hai ứng dụng quan trọng nhất của RPA trong y tế là: Quản lý hồ sơ bệnh nhân (Patient Record Management), Đặt lịch hẹn (Appointment Scheduling).
• Trong lĩnh vực nhân sự, RPA đang thay đổi cách bộ phận Nhân sự (HR) vận hành bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp lại, giảm tải công việc thủ công, giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược. Hai ứng dụng quan trọng nhất của RPA trong lĩnh vực này là: Tự động xử lý tuyển dụng (Recruitment Process Automation), Chấm công và quản lý giờ làm (Attendance & Time Tracking).
• Trong lĩnh vực sản xuất, RPA đang giúp ngành sản xuất nâng cao hiệu suất bằng cách tự động hóa các quy trình quản lý đơn hàng và kho bãi. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Hai ứng dụng chính của RPA trong lĩnh vực này là: Theo dõi đơn hàng (Order Tracking & Processing), Quản lý kho (Inventory Management)

Dưới đây là chi tiết về các lĩnh vực áp dụng giải pháp tự động hóa quy trình bằng Robot:

(I) Chi tiết về lĩnh vực ngân hàng áp dụng Tự động hóa quy trình bằng Robot:

1. Tự động kiểm tra tài khoản

? Cách hoạt động

? Lợi ích

•Giảm thời gian xử lý so với thao tác thủ công.

•Hạn chế sai sót khi kiểm tra tài khoản.

•Tăng cường bảo mật và giám sát giao dịch 24/7.

2. Xác minh thông tin khách hàng (KYC – Know Your Customer)

Xác minh thông tin khách hàng là một yêu cầu quan trọng trong ngân hàng để tuân thủ quy định về chống rửa tiền. RPA có thể hỗ trợ:

? Cách hoạt động

1.Nhận yêu cầu từ hệ thống: Khi khách hàng mở tài khoản hoặc thực hiện giao dịch quan trọng, hệ thống sẽ kích hoạt bot RPA.

2.Thu thập dữ liệu: RPA trích xuất thông tin từ tài liệu do khách hàng cung cấp bằng cách sử dụng OCR (Optical Character Recognition).

3.Đối chiếu thông tin:

1.Kiểm tra thông tin trên hệ thống ngân hàng.

2.So sánh với danh sách các cá nhân có nguy cơ cao (ví dụ: danh sách OFAC, danh sách chống rửa tiền quốc tế).

4.Xử lý tự động:

4.1.Nếu thông tin hợp lệ: Tự động phê duyệt hoặc tiếp tục quy trình.

4.2.Nếu phát hiện bất thường: Chuyển hồ sơ cho nhân viên phụ trách để kiểm tra sâu hơn.

5.Ghi nhận và báo cáo: RPA cập nhật dữ liệu lên hệ thống và gửi thông báo về trạng thái xác minh.

? Lợi ích

•Giảm thời gian xác minh từ vài ngày xuống vài phút.

•Tăng độ chính xác khi đối chiếu thông tin.

•Đảm bảo tuân thủ quy định chống rửa tiền và gian lận tài chính.

? Một số Ví dụ ứng dụng thực tế:

1.Citibank: Triển khai RPA để xác minh thông tin khách hàng trong vòng chưa đầy 2 phút, giúp giảm thời gian xử lý KYC lên đến 85%.

2.ICICI Bank (Ấn Độ): Ứng dụng hơn 750 bots RPA để xử lý tài khoản và kiểm tra giao dịch, tiết kiệm hơn 1 triệu giờ làm việc mỗi năm.

3.HSBC: Sử dụng RPA để giám sát danh sách đen và kiểm tra tài khoản, giúp giảm lỗi xuống gần 0%.

? Ta có thể Tóm tắt lợi ích của việc ứng dụng RPA trong ngân hàng

Ứng dụng	Lợi ích
✅ Kiểm tra tài khoản	⏳ Nhanh chóng, chính xác, hoạt động 24/7
✅ Xác minh khách hàng (KYC)	? Giảm thời gian xử lý, hạn chế gian lận
✅ Kiểm tra danh sách đen	?️ Đảm bảo tuân thủ pháp luật
✅ Báo cáo tự động	? Gửi thông tin nhanh chóng, chính xác

(II) Chi tiết về Ứng dụng của RPA trong Tài chính – Kế toán

1️⃣ Xử lý hóa đơn (Invoice Processing)

RPA giúp tự động thu thập, xác minh và ghi nhận dữ liệu từ hóa đơn, bao gồm:

? Cách hoạt động

1.Thu thập hóa đơn: Bot RPA có thể tự động lấy hóa đơn từ email, hệ thống nội bộ hoặc cổng thông tin nhà cung cấp.

2.Trích xuất thông tin: Sử dụng OCR (Optical Character Recognition) để lấy dữ liệu như số hóa đơn, ngày tháng, số tiền, VAT, nhà cung cấp.

3.Kiểm tra tính hợp lệ: Bot so sánh thông tin hóa đơn với dữ liệu trong hệ thống để phát hiện lỗi.

4.Ghi nhận vào hệ thống kế toán: Nếu hóa đơn hợp lệ, bot sẽ nhập dữ liệu vào hệ thống kế toán, tạo bút toán tự động.

5.Gửi thông báo: Nếu có lỗi, bot sẽ gửi email cho nhân viên phụ trách để kiểm tra lại.

? Lợi ích

✅ Giảm 90% thời gian xử lý hóa đơn.
✅ Loại bỏ lỗi nhập liệu thủ công.
✅ Tăng hiệu suất làm việc và tiết kiệm chi phí nhân sự.

2️⃣ Kiểm tra giao dịch (Transaction Verification)

RPA giúp tự động kiểm tra và xác minh các giao dịch tài chính, bao gồm:

? Cách hoạt động

1.Thu thập dữ liệu giao dịch từ hệ thống ERP, ngân hàng, cổng thanh toán.

2.Đối chiếu thông tin giữa hệ thống kế toán và dữ liệu ngân hàng.

3.Xác định các sai lệch dựa trên quy tắc (ví dụ: số tiền không khớp, giao dịch bất thường).

4.Gửi cảnh báo nếu phát hiện lỗi hoặc giao dịch đáng ngờ.

5.Tự động cập nhật dữ liệu sau khi xác nhận giao dịch hợp lệ.

? Lợi ích

✅ Đối soát nhanh gấp 5 lần so với thủ công.
✅ Phát hiện sai sót ngay lập tức, giảm rủi ro gian lận.
✅ Tiết kiệm nhân lực, đảm bảo quy trình kiểm tra chính xác.

3️⃣ Báo cáo tài chính (Financial Reporting)

RPA hỗ trợ tự động hóa quá trình lập báo cáo tài chính, bao gồm:

? Cách hoạt động

1.Tự động thu thập số liệu từ các nguồn khác nhau.

2.Tổng hợp dữ liệu và phân tích theo biểu mẫu báo cáo.

3.Kiểm tra sai sót trước khi xuất báo cáo.

4.Xuất báo cáo tự động dưới dạng PDF, Excel hoặc gửi email.

? Lợi ích

✅ Giảm thời gian lập báo cáo từ vài ngày xuống vài giờ.
✅ Loại bỏ lỗi số liệu và đảm bảo tính chính xác.
✅ Dễ dàng cập nhật số liệu theo thời gian thực.

? Một số Ví dụ ứng dụng thực tế:

1.Deloitte: Ứng dụng RPA để tự động hóa đối soát giao dịch, giảm 40% chi phí vận hành.

2.Coca-Cola: Sử dụng RPA để xử lý hóa đơn, giảm 95% lỗi nhập liệu.

3.PwC: Áp dụng RPA để tự động tạo báo cáo tài chính, giảm thời gian lập báo cáo từ 5 ngày xuống 3 giờ.

? Tóm tắt Lợi ích chung của RPA trong Tài chính – Kế toán

Ứng dụng	Lợi ích
? Xử lý hóa đơn	⏳ Giảm thời gian xử lý 90%, hạn chế sai sót nhập liệu.
? Kiểm tra giao dịch	? Phát hiện sai sót ngay lập tức, giảm gian lận.
? Báo cáo tài chính	? Tạo báo cáo nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm công sức.

(III) CHI TIẾT VỀ ỨNG DỤNG CỦA RPA TRONG Y TẾ: QUẢN LÝ HỒ SƠ BỆNH NHÂN & ĐẶT LỊCH HẸN

1️⃣ Quản lý hồ sơ bệnh nhân (Patient Record Management)

RPA giúp số hóa và tự động quản lý hồ sơ bệnh nhân, bao gồm:

? Cách hoạt động

1.Thu thập dữ liệu bệnh nhân từ biểu mẫu đăng ký, tài liệu y tế hoặc hệ thống lưu trữ cũ.

2.Trích xuất thông tin quan trọng (tên, tuổi, bệnh sử, đơn thuốc) bằng công nghệ OCR.

3.Kiểm tra và đối chiếu dữ liệu với hệ thống bảo hiểm hoặc lịch sử khám chữa bệnh.

4.Ghi nhận vào hệ thống quản lý bệnh viện (HIS, EHR, EMR) và cập nhật khi có thay đổi.

5.Tạo cảnh báo nếu có dữ liệu thiếu hoặc lỗi nhập liệu.

? Lợi ích

✅ Giảm 70% thời gian nhập liệu.
✅ Hạn chế sai sót hồ sơ bệnh nhân.
✅ Cải thiện khả năng truy xuất và bảo mật dữ liệu.

2️⃣ Đặt lịch hẹn (Appointment Scheduling)

RPA có thể tự động hóa quá trình đặt lịch khám bệnh, giúp:

? Cách hoạt động

1.Nhận yêu cầu đặt lịch từ bệnh nhân.

2.Tìm kiếm lịch trống của bác sĩ trên hệ thống.

3.Đề xuất lịch hẹn phù hợp dựa trên ưu tiên bệnh nhân.

4.Xác nhận lịch hẹn và gửi thông báo qua email/SMS.

5.Gửi nhắc nhở trước lịch hẹn để bệnh nhân không quên.

6.Điều chỉnh hoặc hủy lịch nếu có yêu cầu thay đổi.

? Lợi ích

✅ Giảm 80% thời gian quản lý lịch hẹn.
✅ Hạn chế tình trạng hủy hẹn đột xuất.
✅ Tăng trải nghiệm bệnh nhân, giảm tải cho nhân viên y tế.

? Một số Ví dụ ứng dụng thực tế:

1.Mayo Clinic: Ứng dụng RPA để cập nhật hồ sơ bệnh nhân tự động, giảm lỗi nhập liệu 90%.

2.Cleveland Clinic: Sử dụng bot RPA để đặt lịch hẹn và gửi nhắc nhở, giúp giảm 30% số lượt hủy hẹn.

3.NHS (Anh): Áp dụng RPA để kiểm tra và hợp nhất hồ sơ bệnh nhân, tiết kiệm hơn 1 triệu giờ làm việc/năm.

? Tóm tắt Lợi ích chung của RPA trong Y tế

Ứng dụng	Lợi ích
? Quản lý hồ sơ bệnh nhân	⏳ Giảm thời gian nhập liệu, hạn chế sai sót.
? Đặt lịch hẹn	? Tự động hóa quy trình, giảm hủy hẹn.
? Kiểm tra thông tin	? Nâng cao độ chính xác, bảo mật dữ liệu.

(IV) CHI TIẾT VỀ ỨNG DỤNG CỦA RPA TRONG NHÂN SỰ: TỰ ĐỘNG XỬ LÝ TUYỂN DỤNG & CHẤM CÔNG

1️⃣ Tự động xử lý tuyển dụng (Recruitment Process Automation)

RPA giúp tự động hóa các bước trong quy trình tuyển dụng, bao gồm:

? Cách hoạt động

1.Tự động thu thập hồ sơ từ các nền tảng tuyển dụng và lưu vào hệ thống HRM.

2.Sàng lọc CV dựa trên từ khóa (kinh nghiệm, kỹ năng, bằng cấp).

3.Gửi email tự động cho ứng viên đạt yêu cầu.

4.Lên lịch phỏng vấn bằng cách kiểm tra lịch trống của nhà tuyển dụng.

5.Tự động cập nhật trạng thái tuyển dụng trong hệ thống.

? Lợi ích

✅ Giảm 85% thời gian sàng lọc hồ sơ.
✅ Hạn chế sai sót khi chọn lọc ứng viên.
✅ Cải thiện trải nghiệm ứng viên với phản hồi nhanh chóng.

2️⃣ Chấm công và quản lý giờ làm (Attendance & Time Tracking)

RPA giúp tự động ghi nhận và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm:

? Cách hoạt động

1.Thu thập dữ liệu từ hệ thống chấm công (vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt).

2.Xác minh dữ liệu và phát hiện lỗi sai sót.

3.Tự động điều chỉnh nếu có đơn xin sửa giờ làm.

4.Gửi báo cáo chấm công hàng ngày/tuần/tháng.

5.Tích hợp với phần mềm tính lương để hỗ trợ trả lương chính xác.

? Lợi ích

✅ Giảm 90% sai sót trong chấm công.
✅ Đảm bảo công bằng trong quản lý thời gian làm việc.
✅ Tiết kiệm thời gian xử lý bảng công, hỗ trợ trả lương nhanh hơn.

? Một số Ví dụ ứng dụng thực tế:

1.Unilever: Sử dụng RPA để tự động sàng lọc hồ sơ, giúp giảm 70% thời gian tuyển dụng.

2.Siemens: Ứng dụng RPA trong chấm công, giúp giảm sai sót xuống dưới 1%.

3.IBM: Triển khai bot RPA để lên lịch phỏng vấn, tiết kiệm hơn 50.000 giờ nhân sự mỗi năm.

? Tóm tắt Lợi ích chung của RPA trong Nhân sự

Ứng dụng	Lợi ích
? Tuyển dụng tự động	⏳ Giảm thời gian sàng lọc, phản hồi nhanh.
⏱ Chấm công tự động	✅ Hạn chế lỗi nhập liệu, quản lý công minh bạch.
? Báo cáo tự động	? Giúp HR tập trung vào chiến lược thay vì thủ công.

(V) CHI TIẾT VỀ ỨNG DỤNG CỦA RPA TRONG SẢN XUẤT: THEO DÕI ĐƠN HÀNG & QUẢN LÝ KHO

1️⃣ Theo dõi đơn hàng (Order Tracking & Processing)

RPA giúp tự động hóa toàn bộ quy trình theo dõi và xử lý đơn hàng, bao gồm:

? Cách hoạt động

1.Tự động thu thập đơn hàng từ nhiều nguồn như Shopify, SAP, Oracle.

2.Kiểm tra tính hợp lệ (địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán).

3.Đối chiếu tồn kho để xác định khả năng giao hàng.

4.Gửi thông báo xác nhận đơn hàng cho khách hàng.

5.Theo dõi tiến trình đơn hàng và gửi cập nhật trạng thái.

6.Tạo báo cáo tổng hợp về đơn hàng đã giao và đơn hàng còn chờ xử lý.

? Lợi ích

✅ Giảm 70% thời gian xử lý đơn hàng.
✅ Đảm bảo thông tin đơn hàng chính xác, tránh sai sót.
✅ Cải thiện trải nghiệm khách hàng nhờ cập nhật trạng thái kịp thời.

2️⃣ Quản lý kho (Inventory Management)

RPA giúp tự động hóa các quy trình theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho, bao gồm:

? Cách hoạt động

1.Kết nối với hệ thống quản lý kho (WMS, ERP) để thu thập dữ liệu.

2.Theo dõi số lượng hàng nhập, xuất, tồn kho theo thời gian thực.

3.Gửi cảnh báo nếu hàng hóa sắp hết hoặc vượt mức tồn kho tối đa.

4.Tạo đơn đặt hàng tự động nếu phát hiện thiếu hàng.

5.Tạo báo cáo tồn kho chi tiết và gửi cho bộ phận liên quan.

? Lợi ích

✅ Giảm 80% lỗi sai sót trong kiểm kê kho.
✅ Đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn sàng cho sản xuất.
✅ Giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

? Một số Ví dụ ứng dụng thực tế:

1.Toyota: Ứng dụng RPA để theo dõi đơn hàng, giảm thời gian xử lý xuống còn 30 phút thay vì 3 giờ.

2.Siemens: Sử dụng RPA để quản lý kho, giúp giảm thất thoát nguyên vật liệu 40%.

3.Coca-Cola: Tích hợp RPA vào ERP để tự động kiểm tra tồn kho, giúp tiết kiệm hàng triệu đô chi phí lưu kho.

? Tóm tắt Lợi ích chung của RPA trong Sản xuất

Ứng dụng	Lợi ích
? Theo dõi đơn hàng	⏳ Giảm thời gian xử lý, tăng độ chính xác.
? Quản lý kho	? Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, tránh thiếu hụt nguyên liệu.
? Báo cáo tự động	✅ Giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn.

Như vậy chúng ta đã biết được các lĩnh vực áp dụng tự động hóa quy trình bằng Robot (RPA), từ lĩnh vực Ngân hàng, Tài chính – Kế toán , Nhân Sư, Y Tế, Sản xuất… Các bạn đã nắm rõ các ứng dụng, cách thức hoạt động, các lợi ích:

Bài học tiếp theo, Tui sẽ trình bày chi tiết về “Sự khác biệt giữa RPA và AI”, Các bạn chú ý theo dõi

Chúc các bạn thành công

p/s: Toàn bộ các bài học liên quan tới Tự động hóa quy trình bằng Robot được tổng hợp tại link https://tranduythanh.com/robotic-process-automation/, các bạn vào trang này và kéo xuống có thể theo dõi từng bài theo chương

Trong bài học số 3, Tui đã trình bày khái niệm về Tự động hóa quy trình bằng Robot, cũng như cách thức hoạt động của RPA, phân loại các RPA. Bài học này Tui trình bày và tổng hợp một số lợi ích của việc áp dụng Tự động háo quy trình bằng Robot.

RPA mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động.

Dưới đây là các lợi ích chính của RPA cùng với giải thích chi tiết và ví dụ minh họa:

1. Tăng hiệu suất làm việc
2. Giảm chi phí vận hành
3. Giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác
4. Cải thiện trải nghiệm khách hàng
5. Tuân thủ tốt hơn các quy định và chính sách
6. Tăng khả năng mở rộng quy mô
7. Giải phóng nhân sự để tập trung vào công việc giá trị cao hơn

Dưới đây là các giải thích chi tiết và ví dụ minh họa cho các lợi ích của việc áp dụng RPA:

1. Tăng hiệu suất làm việc

Ví dụ:

Một ngân hàng sử dụng RPA để xử lý giao dịch thanh toán trực tuyến. Trước đây, nhân viên phải mất 5 phút để kiểm tra và xác nhận một giao dịch, nhưng RPA có thể thực hiện cùng lúc hàng trăm giao dịch trong vài giây. Điều này giúp tăng tốc độ phục vụ khách hàng.

2. Giảm chi phí vận hành

Ví dụ:

Một công ty bảo hiểm áp dụng RPA để xử lý yêu cầu bồi thường bảo hiểm. Thay vì cần 10 nhân viên để nhập dữ liệu và xác minh hồ sơ, công ty chỉ cần 2 nhân viên giám sát robot, giúp tiết kiệm 60% chi phí nhân sự.

3. Giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác

Ví dụ:

Một công ty kế toán sử dụng RPA để tự động nhập và đối chiếu dữ liệu kế toán. Trước đây, nhân viên dễ nhập nhầm số liệu dẫn đến sai sót báo cáo tài chính, nhưng RPA giúp giảm lỗi xuống gần bằng 0.

4. Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Ví dụ:

Một công ty viễn thông triển khai RPA để xử lý yêu cầu mở khóa SIM. Thay vì khách hàng phải chờ nhân viên hỗ trợ trong vòng 1-2 giờ, RPA xử lý ngay lập tức và hoàn tất chỉ trong 2 phút.

5. Tuân thủ tốt hơn các quy định và chính sách

Ví dụ:

Một ngân hàng áp dụng RPA để kiểm tra hồ sơ khách hàng theo quy định chống rửa tiền (AML). Trước đây, nhân viên dễ bỏ sót hoặc nhập nhầm thông tin, nhưng RPA giúp đảm bảo mọi giao dịch đều được kiểm tra chính xác theo quy định.

6. Tăng khả năng mở rộng quy mô

Ví dụ:

Một sàn thương mại điện tử sử dụng RPA để xử lý đơn hàng. Trong dịp lễ hội mua sắm, số lượng đơn hàng tăng gấp 5 lần nhưng hệ thống vẫn hoạt động trơn tru mà không cần tăng số lượng nhân viên chăm sóc khách hàng.

7. Giải phóng nhân sự để tập trung vào công việc giá trị cao hơn

Ví dụ:

Một công ty tài chính sử dụng RPA để tự động hóa việc xử lý yêu cầu vay vốn. Trước đây, nhân viên phải kiểm tra hồ sơ thủ công, nhưng giờ họ có thể dành thời gian tư vấn khách hàng để đưa ra giải pháp tài chính phù hợp.

Như vậy rõ ràng Việc áp dụng RPA giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu sai sót và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Với những lợi ích này, RPA đang trở thành công nghệ quan trọng trong chuyển đổi số của nhiều ngành công nghiệp.

Bài học tiếp theo, Tui sẽ trình bày chi tiết về “Các lĩnh vực ứng dụng giải pháp tự động hóa quy trình bằng Robot – RPA”, Các bạn chú ý theo dõi

Chúc các bạn thành công

p/s: Toàn bộ các bài học liên quan tới Tự động hóa quy trình bằng Robot được tổng hợp tại link https://tranduythanh.com/robotic-process-automation/, các bạn vào trang này và kéo xuống có thể theo dõi từng bài theo chương

1. Khái niệm tự động hóa quy trình bằng Robot:

Tự động hóa quy trình bằng robot (Robotic Process Automation – RPA) là việc sử dụng phần mềm robot để tự động hóa các tác vụ và quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại, giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người. Các phần mềm RPA có thể thực hiện nhiều công việc như nhập dữ liệu, xử lý hóa đơn, kiểm tra thông tin khách hàng, v.v.

2. Cách hoạt động của RPA:

RPA hoạt động bằng cách mô phỏng hành động của con người khi làm việc trên máy tính.

Các bot RPA có thể:
✅ Ghi nhận và thao tác với giao diện người dùng (UI)
✅ Xử lý dữ liệu, sao chép, dán, nhập dữ liệu
✅ Kết nối với nhiều hệ thống phần mềm khác nhau
✅ Hoạt động 24/7 mà không cần nghỉ

Ví dụ: Một doanh nghiệp có thể sử dụng RPA để tự động nhập đơn hàng từ email vào hệ thống quản lý mà không cần nhân viên nhập thủ công.

3. Các loại RPA:

RPA có thể chia thành ba loại chính:
? RPA có giám sát (Attended RPA)
– Hỗ trợ con người trong các công việc cụ thể
– Thường được kích hoạt khi người dùng thực hiện một tác vụ
? RPA không giám sát (Unattended RPA)
– Tự động thực hiện quy trình mà không cần sự can thiệp của con người
– Thường được sử dụng cho các tác vụ lớn, chạy theo lịch trình
? RPA kết hợp (Hybrid RPA)
– Kết hợp cả hai loại trên để mang lại hiệu suất cao nhất

Bài học tiếp theo, Tui sẽ trình bày chi tiết về “Các lợi ích của việc áp dụng RPA”, từ đó giúp cho chúng ta có cách xác định mục tiêu sử dụng RPA cho phù hợp.

Các bạn chú ý theo dõi

Chúc các bạn thành công

p/s: Toàn bộ các bài học liên quan tới Tự động hóa quy trình bằng Robot được tổng hợp tại link https://tranduythanh.com/robotic-process-automation/, các bạn vào trang này và kéo xuống có thể theo dõi từng bài theo chương

Bài học 1, Tui đã giới thiệu tổng quan về Khóa học, bao gồm: Mục tiêu Khóa học, Nội dung Khóa học, Cơ hội việc làm, Đối tượng học, Các yêu cầu về phần cứng, phần mềm.

Bài này Tui giới thiệu nội dung của Chương 1 để các bạn nắm được outline sơ lược của chương, từ đó đi vào các chi tiết của bài học ở những bài sau sẽ dễ theo dõi hơn.

Chương 1 Tui trình bày các nội dung sau:

-Giới thiệu chương Tự động hóa quy trình bằng Robot

-Tự động hóa quy trình bằng Robot là gì?:

Phần này giúp cho người học nắm được khái niệm về tự động hóa quy trình bằng Robot, biết được cách thức hoạt động của RPA, phân loại được các loại RPA

– Các lợi ích của việc áp dụng RPA:

Làm rõ các lợi ích của việc sử dụng RPA như khả năng tiết kiệm thời gian và chi phí, khả năng giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu suất cũng như cải thiện trải nghiệm khách hàng.

– Các lĩnh vực ứng dụng giải pháp tự động hóa quy trình bằng Robot – RPA:

Xác định được các lĩnh vực có thể áp dụng RPA chẳng hạn như: Ngân hàng, tài chính – kế toán, Y tế, nhân sự, sản xuất. Đồng thời cũng ôn tập lại các công việc hay cơ hội việc làm liên quan tới RPA như Chuyên viên RPA, Chuyên viên phân tích quy trình, chuyên viên hỗ trợ và quản trị RPA, Chuyên viên kiểm thử RPA, Chuyên viên tích hợp RPA, Tư vấn viên giải pháp RPA

– Sự khác biệt giữa RPA và AI:

Làm rõ sự khác biệt giữa RPA và AI để người học không bị nhầm lẫn, người học cần phân biệt được mục tiêu, cách hoạt động, dữ liệu xử lý, mức độ linh hoạt cũng như hả năng ứng dụng khác nhau của RPA và AI. Đồng thời cũng nhận thức rõ được sức mạnh khi kết hợp RPA và AI

– Các hệ thống hỗ trợ tự động hóa quy trình bằng Robot:

Giới thiệu và so sánh các tính năng nổi bật và ứng dụng thực tế của các phần mềm khác nhau hỗ trợ tự động hóa quy trình bằng Robot chẳng hạn như: UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism, Microsoft Power Automate, Pega Robotic Automation, WorkFusion

– Một số câu hỏi trắc nghiệm kiểm tra kiến thức:

Cung cấp nhiều câu hỏi trắc nghiệm kiểm tra kiến thức liên quan chương 1, giúp người học đúc kết được nội dung chương cũng như ý nghĩa của chúng.

Bài học tiếp theo, Tui sẽ trình bày chi tiết về các lý thuyết liên quan tới khái niệm “Tự động hóa quy trình bằng Robot”, nó là cái gì? cách hoạt động và nó ứng dụng ra sao trong hệ thống.

Các bạn chú ý theo dõi

Chúc các bạn thành công

p/s: Toàn bộ các bài học liên quan tới Tự động hóa quy trình bằng Robot được tổng hợp tại link https://tranduythanh.com/robotic-process-automation/, các bạn vào trang này và kéo xuống có thể theo dõi từng bài theo chương

Để người học nắm được mục tiêu, nội dung, cơ hội việc làm, cũng như các yêu cầu cần phải chuẩn bị về phần cứng, phần mềm để kết quả học được tốt nhất, Tui giới thiệu Khóa học “Tự động hóa quy trình bằng Robot” tập 1 gồm những nội dung như dưới đây. Và toàn bộ nội dung của khóa học bao gồm Lý thuyết , thực hành, các tài nguyên sẽ được trình bày và cung cấp đầy đủ, chi tiết trên Blog tranduythanh.com:

1. Mục tiêu Khóa học
2. Nội dung Khóa học
3. Cơ hội việc làm
4. Đối tượng học
5. Các yêu cầu về phần cứng, phần mềm

1.Mục tiêu Khóa học

2.Nội dung Khóa học

Khóa học gồm có 5 chương chính sau:

Chương 1: Tổng quan về Tự động hóa quy tình bằng Robot

      Các khái niệm liên quan tới tự động hóa, lợi ích của áp dụng RPA, các lĩnh vực áp dụng, sự khác biệt RPA và AI, các hệ thống hỗ trợ tự động hóa.

Chương 2: Phần mềm tự động hóa quy trình bằng Robot – UiPath Studio

      Cài đặt, Thao tác và thực thi với phần mềm tự động hóa UiPath Studio

Chương 3: Quy trình và thư viện trong tự động hóa

     Tạo và thực thi quy trình tự động hóa, thư viện tự động hóa, Sequence, State machine, tương tác Webservices, Global Exception

Chương 4: Biến và kiểu dữ liệu trong tự động hóa

      Tạo, sử dụng và quản lý các biến văn bản, số, mảng, thời gian, bảng, GenericValue, QueueItem

Chương 5: Controls Activity

        Cơ chế và ứng dụng của Delay, if, switch, do while, while, for each và break Activity

3.Cơ hội việc làm

Sau khi hoàn thành khóa học “Tự động hóa quy trình bằng Robot” (RPA – Robotic Process Automation), người học có thể tiếp cận nhiều cơ hội việc làm trong các lĩnh vực liên quan đến tự động hóa, công nghệ thông tin và quản lý quy trình. Dưới đây là một số cơ hội nghề nghiệp cụ thể:

3.1. Chuyên viên RPA (RPA Developer):

3.2. Chuyên viên phân tích quy trình (Process Analyst / Business Analyst – RPA):

3.3. Chuyên viên hỗ trợ & quản trị RPA (RPA Support / RPA Administrator):

3.4. Chuyên viên kiểm thử RPA (RPA Tester):

3.5. Chuyên viên tích hợp RPA với các hệ thống doanh nghiệp:

3.6. Tư vấn viên giải pháp RPA (RPA Consultant)

3.7. Ứng dụng RPA trong các lĩnh vực khác:

4.Đối tượng học

5.Các yêu cầu về phần cứng , phần mềm khi tham gia khóa học “Tự động hóa quy trình bằng Robot”

Để chạy UiPath hiệu quả, máy tính của bạn cần đáp ứng các yêu cầu tối thiểu sau:

5.1. Yêu cầu về phần cứng

✅ Cấu hình tối thiểu (Dành cho người mới bắt đầu, chạy các dự án nhỏ)

•Bộ xử lý (CPU): Intel Core i3 (thế hệ 6 trở lên) hoặc tương đương

•RAM: 4GB trở lên

•Ổ cứng: 10GB dung lượng trống (ưu tiên SSD để tăng tốc độ xử lý)

•Màn hình: Độ phân giải tối thiểu 1024×768

✅ Cấu hình khuyến nghị (Dành cho các dự án lớn, nhiều quy trình phức tạp)

•Bộ xử lý (CPU): Intel Core i5/i7 hoặc AMD Ryzen 5/7 (thế hệ mới nhất)

•RAM: 8GB trở lên (16GB nếu làm việc với dữ liệu lớn hoặc nhiều bot đồng thời)

•Ổ cứng: SSD 256GB trở lênMàn hình: Full HD (1920×1080) để có trải nghiệm làm việc tốt hơn

5.2. Yêu cầu về phần mềm

✅ Hệ điều hành

•Windows 10, Windows 11 (64-bit)

•Windows Server 2016 trở lên (nếu triển khai trong môi trường doanh nghiệp)

✅ .NET Framework

•Phiên bản tối thiểu: .NET Framework 4.6.1

•Khuyến nghị: .NET 6.0 trở lên để đảm bảo hiệu suất tốt hơn

✅ Trình duyệt web (Nếu cần tự động hóa web)

•Google Chrome (khuyến nghị)

•Microsoft Edge (Chromium)

•Mozilla Firefox

✅ Phần mềm bổ trợ khác (tùy vào nhu cầu)

•Microsoft Office (nếu tự động hóa Excel, Outlook, Word, v.v.)

•SQL Server/MySQL (nếu kết nối với cơ sở dữ liệu)

•Citrix Receiver (nếu tự động hóa trên môi trường Citrix)

Như vậy tới đây Tui đã giới thiệu xong Khóa học “Tự động hóa quy trình bằng Robot”, với các mục tiêu, nội dung môn học, cơ hội việc làm, đối tượng học, và các yêu cầu về phần cứng và phần mềm. Các bạn cần chuẩn bị đầy đủ để học được chất lượng tốt nhất.

Các bài Blog sau, Tui sẽ đi vào chi tiết từng nội dung. Và Tui sẽ chia tách nội dung thành các phần nhỏ để các bạn dễ theo dõi.

Chúc các bạn thành công!

p/s: Toàn bộ các bài học liên quan tới Tự động hóa quy trình bằng Robot được tổng hợp tại link https://tranduythanh.com/robotic-process-automation/, các bạn vào trang này và kéo xuống có thể theo dõi từng bài theo chương