Trong bài học số 3, Tui đã trình bày khái niệm về Tự động hóa quy trình bằng Robot, cũng như cách thức hoạt động của RPA, phân loại các RPA. Bài học này Tui trình bày và tổng hợp một số lợi ích của việc áp dụng Tự động háo quy trình bằng Robot.
RPA mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Dưới đây là các lợi ích chính của RPA cùng với giải thích chi tiết và ví dụ minh họa:
- Tăng hiệu suất làm việc
- Giảm chi phí vận hành
- Giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng
- Tuân thủ tốt hơn các quy định và chính sách
- Tăng khả năng mở rộng quy mô
- Giải phóng nhân sự để tập trung vào công việc giá trị cao hơn
Dưới đây là các giải thích chi tiết và ví dụ minh họa cho các lợi ích của việc áp dụng RPA:
1. Tăng hiệu suất làm việc
•RPA có thể làm việc 24/7 mà không cần nghỉ ngơi, giúp hoàn thành công việc nhanh hơn so với con người.
•Không bị ảnh hưởng bởi yếu tố tâm lý như stress, mệt mỏi nên duy trì được tốc độ xử lý ổn định.
•Có thể thực hiện hàng nghìn tác vụ cùng lúc, cải thiện đáng kể năng suất của tổ chức.
Ví dụ:
Một ngân hàng sử dụng RPA để xử lý giao dịch thanh toán trực tuyến. Trước đây, nhân viên phải mất 5 phút để kiểm tra và xác nhận một giao dịch, nhưng RPA có thể thực hiện cùng lúc hàng trăm giao dịch trong vài giây. Điều này giúp tăng tốc độ phục vụ khách hàng.
2. Giảm chi phí vận hành
•Một robot phần mềm có thể thay thế nhiều nhân viên làm các công việc lặp đi lặp lại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự.
•Giảm thiểu lỗi do con người gây ra, tránh các chi phí sửa chữa hoặc khắc phục sai sót.
•Giảm bớt nhu cầu thuê ngoài (outsourcing) cho các nhiệm vụ đơn giản.
Ví dụ:
Một công ty bảo hiểm áp dụng RPA để xử lý yêu cầu bồi thường bảo hiểm. Thay vì cần 10 nhân viên để nhập dữ liệu và xác minh hồ sơ, công ty chỉ cần 2 nhân viên giám sát robot, giúp tiết kiệm 60% chi phí nhân sự.
3. Giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác
•Robot hoạt động theo quy tắc lập trình sẵn, không mắc lỗi do bất cẩn hay sai sót do mệt mỏi như con người.
•Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong các quy trình quan trọng như kế toán, tài chính, kiểm toán, v.v.
•Dữ liệu đầu ra đồng nhất và có thể kiểm soát dễ dàng.
Ví dụ:
Một công ty kế toán sử dụng RPA để tự động nhập và đối chiếu dữ liệu kế toán. Trước đây, nhân viên dễ nhập nhầm số liệu dẫn đến sai sót báo cáo tài chính, nhưng RPA giúp giảm lỗi xuống gần bằng 0.
4. Cải thiện trải nghiệm khách hàng
•Khách hàng nhận được phản hồi nhanh chóng hơn vì robot có thể xử lý yêu cầu ngay lập tức.
•Giảm thời gian chờ đợi của khách hàng trong các quy trình như giải quyết khiếu nại, xác minh tài khoản, tư vấn dịch vụ, v.v.
•Có thể kết hợp với chatbot AI để cung cấp dịch vụ 24/7 mà không cần nhân viên hỗ trợ trực tiếp.
Ví dụ:
Một công ty viễn thông triển khai RPA để xử lý yêu cầu mở khóa SIM. Thay vì khách hàng phải chờ nhân viên hỗ trợ trong vòng 1-2 giờ, RPA xử lý ngay lập tức và hoàn tất chỉ trong 2 phút.
5. Tuân thủ tốt hơn các quy định và chính sách
•RPA tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc và quy trình do doanh nghiệp đặt ra.
•Lưu trữ dữ liệu chi tiết, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra và truy xuất thông tin khi cần.
•Giảm nguy cơ vi phạm quy định pháp lý do con người vô tình mắc phải.
Ví dụ:
Một ngân hàng áp dụng RPA để kiểm tra hồ sơ khách hàng theo quy định chống rửa tiền (AML). Trước đây, nhân viên dễ bỏ sót hoặc nhập nhầm thông tin, nhưng RPA giúp đảm bảo mọi giao dịch đều được kiểm tra chính xác theo quy định.
6. Tăng khả năng mở rộng quy mô
•RPA giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy trình hoạt động mà không cần tuyển thêm nhân sự.
•Khi khối lượng công việc tăng đột biến (ví dụ: mùa cao điểm), robot có thể xử lý nhanh chóng mà không ảnh hưởng đến hiệu suất.
•Hệ thống có thể nâng cấp và mở rộng linh hoạt theo nhu cầu phát triển.
Ví dụ:
Một sàn thương mại điện tử sử dụng RPA để xử lý đơn hàng. Trong dịp lễ hội mua sắm, số lượng đơn hàng tăng gấp 5 lần nhưng hệ thống vẫn hoạt động trơn tru mà không cần tăng số lượng nhân viên chăm sóc khách hàng.
7. Giải phóng nhân sự để tập trung vào công việc giá trị cao hơn
•Nhân viên không còn phải làm những công việc lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, kiểm tra thông tin, xử lý đơn từ, v.v.
•Có thể tập trung vào các công việc mang tính chiến lược như phân tích dữ liệu, phát triển sản phẩm, cải tiến dịch vụ, v.v.
•Tăng sự hài lòng của nhân viên vì họ được làm những công việc sáng tạo và thú vị hơn.
Ví dụ:
Một công ty tài chính sử dụng RPA để tự động hóa việc xử lý yêu cầu vay vốn. Trước đây, nhân viên phải kiểm tra hồ sơ thủ công, nhưng giờ họ có thể dành thời gian tư vấn khách hàng để đưa ra giải pháp tài chính phù hợp.
Như vậy rõ ràng Việc áp dụng RPA giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu sai sót và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Với những lợi ích này, RPA đang trở thành công nghệ quan trọng trong chuyển đổi số của nhiều ngành công nghiệp.
Bài học tiếp theo, Tui sẽ trình bày chi tiết về “Các lĩnh vực ứng dụng giải pháp tự động hóa quy trình bằng Robot – RPA”, Các bạn chú ý theo dõi
Chúc các bạn thành công
p/s: Toàn bộ các bài học liên quan tới Tự động hóa quy trình bằng Robot được tổng hợp tại link https://tranduythanh.com/robotic-process-automation/, các bạn vào trang này và kéo xuống có thể theo dõi từng bài theo chương
